Почему компании всё чаще выбирают формат оплаты за отпечаток
Сегодня все больше организаций обращают внимание на оптимизацию расходов и автоматизацию процессов. Не случайно, многие, анализируя структуру своих затрат, приходят к выводу о необходимости пересмотра подхода к печати документов. Для этого рассматриваются услуги покопийной печати, позволяющие передать часть забот профессионалам и сделать траты предсказуемыми. Такой подход даёт прозрачность, облегчает учет расходов, а также помогает повысить стабильность работы оборудования. Кроме того, можно быстро заменить изношенную технику без вложения значительных средств.
В чём разница между обычной и покопийной схемой обслуживания
В традиционной модели организации вынуждены самостоятельно закупать устройства, следить за состоянием техники, заказывать расходники и организовывать ремонт. В альтернативном варианте, то есть при переходе на оплату за отпечаток, все сервисные и поставочные вопросы решает поставщик, а заказчик получает фиксированную стоимость на весь комплект работ и материалов.
Параметры для сравнения двух подходов
| Параметр | Покопийная модель | Стандартная модель |
|---|---|---|
| Стартовые вложения в технику | Отсутствуют или минимальны (аренда техники) | Полная покупка, значительные расходы |
| Затраты на расходные материалы | Включены в базовую стоимость отпечатка | Необходимо закупать самостоятельно |
| Ремонт и обслуживание | Все действия входят в договор, работают сервисные инженеры поставщика | Организация занимается ремонтом, оплачивает выезды и логистику |
| Прогнозируемость бюджета | Очень высокая, расходы понятны и фиксированы заранее | Низкая, появляются незапланированные траты на ремонт или замену деталей |
| Время реагирования на поломки | Гарантированы сроки устранения неисправностей, возможно предоставление подменных устройств | Всё зависит от загруженности внешних сервисов и наличия инженеров внутри компании |
| Освобождение ИТ-отдела | Инженеры работают только с профильными задачами | Часть времени тратится на оргтехнику и её обслуживание |
Кому действительно выгодно использовать такой подход
Хотя кажется, будто такой формат подходит всем без исключения, на практике больше выгоды получают средние и крупные компании с большим объемом печати. Здесь особенно ощущается экономия времени сотрудников и финансовых ресурсов, а также удобство централизованного контроля над инфраструктурой.
- Не требуется крупных разовых затрат на закупку оборудования.
- Все расходные материалы и сервис уже учтены в фиксированной стоимости.
- Поставщик отвечает за техническое обслуживание и замену картриджей.
- Любое внезапное отключение техники быстро устраняется, часто даже с заменой устройства на время ремонта.
- Договор подразумевает четкие сроки реагирования на заявки.
Преимущества, которые отмечают компании
Предприятия, перешедшие на модель оплаты по количеству отпечатков, выделяют несколько преимуществ. С точки зрения управленцев, становится проще планировать расходы, вести учет и контролировать внутренние процессы.
- Минимизация административной и бухгалтерской нагрузки: вся отчетность формируется автоматически, а оплата идёт по понятному количеству копий.
- Продолжительная эксплуатация техники: аппараты регулярно проходят профосмотр, замена изношенных компонентов идёт вовремя.
- Гибкие условия для масштабируемого бизнеса: новые устройства можно добавить по мере роста компании без разового капитала.
- Снижение количества простоев: любые поломки устраняются оперативно поставщиком.
- Делегирование забот о печати позволяет коллективу сосредоточиться на ведущих задачах.
Сравнительный взгляд на финансовую сторону вопроса
Отдельное внимание стоит уделить влиянию такого сотрудничества на экономику бизнеса. Удалось заметить, что после первых месяцев работы по договору на оплату копий, зачастую сокращается количество устройств (редко используется более одного многофункционального аппарата вместо нескольких отдельных). Вместе с этим уменьшается общая стоимость эксплуатации, снижается средняя цена отпечатка, а часть старого оборудования уходит с баланса организации.
Удобство и простота обмена информацией
В наше время компании начали всё активнее реагировать на фактор удобства. Тестовые периоды позволяют оценить эффективность новой схемы и принять решение о долгосрочном сотрудничестве без рисков. Прозрачность расчётов и фиксированные объёмы — приятный бонус для бухгалтерии. Организации ценят и возможность оперативного получения актуальной информации по состоянию всех устройств, фильтрацию доступа для отдельных сотрудников и полный контроль эксплуатационных расходов.
Услуги покопийной печати всё чаще внедряются в корпоративную среду. Для многих компаний этот подход оказывается оптимальным сочетанием результата и минимизации рисков. Бюджет становится прогнозируемым, а специалисты могут направить усилия на важные проекты.