Как планировать задачи в компании

Как планировать задачи в компании

Планирование —— это основа эффективного распределения ресурсов, благодаря чему достигаются поставленные цели.

Например: команда из пяти человек работает одновременно над десятью задачами. Как распределить время, чтобы каждая задача была выполнена вовремя? Сколько задач одновременно может вести один участник команды, чтобы эффективность и качество работы были высокими?

Планирование дает четкое понимание: сколько денег, времени, участников команды нужно для работы над одной задачей.

Отсутствие плана —— это нереализованные цели по проектам и задачам в будущем.

Принципы и правила планирования:

Планирование проектных задач должно быть обязательным условием рабочего процесса для всех отделов и команд в компании.

Если данные по проекту или задаче изменились в процессе работы — важно вовремя внести изменения. Такой инструмент для планирования задач, как таск-менеджер, обеспечит гибкость для каждой отдельной задачи: можно изменить срок, бюджет, команду и отдельных участников, при необходимости.

Это может быть фиксация дедлайна, бюджета, планового расхода времени для работы над проектом или задачей.

Время и деньги —— два ключевых параметра в планировании. Указывайте точный срок завершения проекта и задачи, а также планируемый бюджет.

Как планировать рабочий процесс в системе управления проектами

Система управления проектами систематизирует рабочие процессы. Создавайте проекты и задачи внутри системы, указывайте плановые расходы, фиксируйте затраченное время, контролируйте загрузку команды и ее участников.

Как выглядит план для проекта

В окне «План» при создании проекта, можно указать предполагаемое количество времени и бюджет.

Почему проект важно разбить на отдельные задачи

Над одним проектом могут работать участники одной или разных команд. У каждого своя роль в команде, поэтому важно создавать индивидуальные задачи для сотрудников в рамках проекта.

Так каждый участник команды видит информацию по своей задаче и срок ее выполнения.

Как выглядит план для задачи и подзадачи

Как и при создании проекта, создавая задачу или подзадачу, вы можете указать плановые расходы в окне «План». Если в процессе работы участники команды будут фиксировать затраченное время с помощью таймера или внесут вручную фактические затраты времени и денег, план и факт можно будет сравнить и скорректировать.

Дедлайн

Устанавливайте четкий дедлайн для проекта, задач и подзадач к нему. Понимание сроков позволит команде распределить время правильно, чтобы завершить работу и прийти к поставленной цели в срок.

Как спланировать проект или задачу с датой старта в будущем

Если команда загружена, а от клиента пришел новый проект или задача — их можно добавить в систему управления проектами, указав дату старта в будущем.

Инструменты планирования в таск-менеджере:

Визуальные инструменты планирования проектов и задач —— это доступ к актуальной информации по загрузке команды, статусам задач, этапам их выполнения, плановым расходам и т.д.

Визуальные инструменты гибкие, что позволяет быстро корректировать данные по задаче, при необходимости.

• Диаграмма Ганта

Визуальный инструмент для отслеживания рабочего процесса и плана по проекту. Планирование на Диаграмме Ганта включает: срок старта и завершения задачи, плановые расходы, связи между задачами.

Все задачи проекта отображаются списком слева, справа —— информация по каждой из задач. Если для отслеживания информации по всем задачам проекта нужно заходить в каждую отдельную задачу, то на Диаграмме Ганта собрана информация по всем задачам.

На Диаграмме Ганта можно вносить изменения в план задачи, менять срок, создавать связи между задачами. Например: можно соединить окончание одной задачи с началом другой, если эти задачи связаны между собой.

Также можно отфильтровать задачи по срокам: горящие, с датой завершения на сегодня, на завтра, на неделю, на месяц и т.д.

Раньше это была обычная доска с цветными стикерами, сегодня — один из визуальных инструментов планирования и контроля рабочего процесса в таск-менеджере. Как и на Диаграмме Ганта, по Канбан можно отследить информацию по всем задачам проекта: на каком этапе выполнения находятся, уровень приоритета, сроки.

Например: чтобы увидеть по Канбан задачи с горящими сроками, достаточно выбрать соответствующий фильтр.

Планирование работы по Канбан — это отслеживание статусов задач и понимание нагрузки по команде в целом. Статус задачи = этап выполнения. Все задачи по Канбан отображаются в колонках с соответствующим статусом.

Например: если для задачи был назначен статус «В работе», она отобразится в соответствующей колонке.

Отслеживая по Канбан статус задачи, сроки ее выполнения и загрузку команды в целом, можно вносить изменения в план.

Например: если задач со статусом «В работе» собралось слишком много и команда не справляется с нагрузкой, по некоторым из задач можно продлить срок или временно поставить на паузу, выделив приоритет для ключевых задач.

Просматривайте задачи с крайним сроком завершения в текущем месяце. Анализируйте загрузку команды, меняйте сроки задач, если из-за чрезмерной нагрузки эффективность снижается, а сроки по задачам смещаются.

Также на Календаре можно добавить новую задачу, нажав на окно с планируемой датой завершения этой задачи.

На Календаре в Worksection отображаются Дни Рождения сотрудников, даты отпусков и больничных. Эта информация позволяет корректировать план.

Например: если кто-то из сотрудников в текущем месяце уходит в отпуск, его задачи можно передать другому участнику команды, чтобы рабочий процесс не становился на паузу.

Активируйте утренний дайджест

Дайджест по утрам —— это отправка на вашу электронную почту информации по задачам и подзадачам, срок которых подходит к завершению или уже истек. Ежедневное планирование может начинаться с анализа текущей загрузки команды, а также количества таких задач и подзадач.

Планирование работы менеджера

Стремительный темп жизни, ограниченные временные рамки для деятельности зачастую ставят даже самых ответственных менеджеров в тупик. Поэтому важным навыком любого управленца становится умение планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты.

Зачем планировать работу

Менеджер — ключевая фигура в работе любой компании, от эффективности его деятельности напрямую зависят успех, продажи и прибыль бизнеса. Большинство управленцев на предприятиях выполняют огромное количество самых разнообразных функций.

Они осуществляют руководство деятельностью организации, координируют действия подразделов, отделов и служб, ведут работу с кадровыми единицами, определяют цели и задачи деятельности других сотрудников. Кроме того, они ответственны за принятие решений, контролируют выполнение проектов исполнителей, представляют предприятие на встречах с клиентами и партнерами.

Такая многозадачность требует от менеджера высоких профессиональных и личных качеств. Он должен не только иметь теоретические знания по специальности, но и быстро уметь реагировать на изменения, быть стрессоустойчивым и эффективно планировать рабочий день буквально за пару минут или шагов.

Однако в последнее время все большее количество менеджеров отличаются полным неумением распоряжаться своим временем. Это связано с огромным количеством дел, которым загружены управленцы(оперативные совещания, планерки, встречи, деловые звонки), а также множеством отвлекающих моментов.

В связи с этим у руководителя появляются такие проблемы, как:

• слабое прорабатывание ключевых сфер деятельности;
• бессистемность использования документации, корреспонденции;
• сумбурность, постоянная спешка, нервозность;
• недостаточный уровень управленческого труда, низкая степень делегирования, отсутствие ответственности у подчиненных;
• нет порядка на рабочем месте, четкости в делах, организованности;
• необходимость задерживаться на работе допоздна или доделывать работу дома.

При этом важно помнить, что время — единственный ресурс, который невозможно возобновить. Поэтому планирование рабочего времени и умение построить правильный распорядок дня представляют собой важнейшие целевые навыки, позволяющие менеджеру расчетливо и рационально использовать день, достигать успехов в развитии компании, минимизировать затраты и быть уверенным в себе.

И все большее число управленцев задумывается над тем, как нивелировать эффект утекания времени из-под пальцев и распорядиться рабочими часами максимально продуктивно, чтобы успеть сделать максимальное количество задач, получить соответствующий доход и продвинуться дальше по карьерной лестнице.

Принципы планирования работы менеджера

Для грамотного распределения времени в течение рабочего дня каждый сотрудник должен придерживаться определенных принципов самоменджмента. Рассмотрим примеры основных из них:

1. Заранее планировать действия(на день, неделю, месяц). Составлять четкие кратко- и долгосрочные планы, обозначать их на бумаге или в электронном виде. Разбивать крупные задачи на подзадачи. Оставлять время для форс-мажоров.
2. Формулировать конкретные цели, переходя от общего к частному. Разрабатывать систему ценностей, учитывать возможные ошибки. Думать о последствиях, мотивации персонала.
3. Фиксировать или визуализировать планы в специальных программах. Всегда делать резервное копирование, хранить данные в облачных хранилищах.
4. Расставлять приоритеты. Ранжировать дела по степени важности, выполнять сначала важные и срочные дела, только потом переходить к второстепенным. Планировать и осуществлять сложные, неприятные дела в часы личной пиковой производительности.
5. Фокусироваться на главном. Концентрировать внимание на масштабных целях, не отвлекаться на посторонние вещи, уметь говорить «нет», избегать незапланированных перерывов, пустой болтовни, просмотра социальных сетей, ТВ в рабочее время.
6. Анализировать опыт. Оставаться осознанным, наблюдать за изменениями, разбирать прежние ошибки. Делать выводы из проведенного анализа. Находить выход из сложных ситуаций и заранее предпринимать меры, чтобы они более не повторялись.
7. Планировать отдых. Улучшать личную результативность за счет восстановления ресурсов во время общения с близкими, приемов пищи и сна.

Умение следовать всем перечисленным принципам, особенностям и отличает эффективного менеджера от непродуктивного, теряющего время зря. Однако для выстраивания подобной системности необходимо прилагать значительные усилия, развивать навыки самоорганизации, постоянно находиться в тонусе, что умеет делать далеко не каждый управленец.

Методы планирования

Рассмотрим несколько популярных методик тайм-менеджмента, которые позволяют менеджерам из любых сфер бизнеса эффективно управлять рабочим временем, становиться более продуктивными и увеличивать значения фирмы, показатели труда.

1. SMART-подход

Уникальный метод, позволяющий описывать и ставить конкретные цели по четким принципам. Впервые был описан Джорджем Дораном в 1981 году. Имеет огромную популярность у людей, заинтересованных в личной и профессиональной продуктивности. Свое название получил благодаря основным принципам, лежащим в основе технологии:

• S (Specific) — конкретность: формулировать цели следует однозначно, не допуская вольностей;
• M (Measurable) — измеримость: понимать, каким образом и с помощью каких критериев можно измерить процесс достижения цели;
• A (Achievable) — достижимость: ставить реалистичные планки, без заоблачных ожиданий;
• R (Relevanr) — значимость: выбирать актуальные и своевременные цели, необходимые компании на данный момент;
• T (Time bond) — ограниченность по времени: указывать четкий дедлайн.

Кому подходит: менеджерам, работающим в проектном управлении, менеджменте, рекламной деятельности, на производстве. Но будет не слишком полезен людям с творческим складом ума, а также креативным должностям, профессиям.

2. Принцип Парето

Теория, выдвинутая в начале XX века экономистом и социологом Вильфредо Парето. Заключается в отражении зависимости результатов от прилагаемых к ним усилий. Правило Парето гласит о том, что всего 20% усилий дают 80% результата, тогда как остальные 80% усилий приносят в итоге всего лишь 20% конечного результата.

В соответствии с данной пропорцией, техника предлагает выделять в первую очередь время на приоритетные дела, которые дают больший процент результата, но при этом затрачивают наименьшее количество времени. Теория помогает определять нужные цели и верно расставлять приоритеты.

Кому подходит: менеджерам любой сферы бизнеса для профессиональных и личных достижений.

3. Закон Паркинсона

Всего существует несколько законов, сформулированных историком Сирилом Норткотом Паркинсоном. Но самым известным из них является первый, который гласит, что «Работа занимает время, отпущенное на нее». Принцип утверждает, что выполнение любой деятельности занимает именно столько времени, сколько на него тратится.

В связи с этим сотрудникам предлагается на протяжении нескольких дней отслеживать количество времени, уходящего на исполнение того или иного дела, после чего использовать данные, чтобы эффективно спланировать рабочий день.

Кому подходит: менеджерам любой сферы бизнеса.

4. Матрица Эйзенхауэра

Специальная система, созданная по методике 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра и позже популяризированная американским писателем Стивеном Кови. Заключается в распределении всех дел по четырем группам:

1. Важные и срочные.
2. Важные и несрочные.
3. Неважные и срочные.
4. Неважные и несрочные.

В первую очередь предлагается выполнение задач из первой группы, тогда как задачи из 3 группы следует делегировать, а из 4 — вовсе отменить или заменить.

Кому подходит: менеджерам, которым с трудом дается планирование рабочего времени.

5. Метод АБВГД

Популярный современный метод, предложенный бизнес-тренером Брайаном Трейси. Заключается в простом ранжировании дел по их значимости и быстром достижении результатов. Предлагает составление списка задач, а затем распределении их по степени значимости в алфавитном порядке. При этом главной цели присваивается буква А, менее значимой цели — Б, и т.д.

Кому подходит: менеджерам любой сферы бизнеса, вынужденным ежедневно решать огромное количество задач.

Ошибки при планировании

Тайм-менеджмент не прощает управленцам даже небольших оплошностей, совершенных пусть даже по уважительным причинам. Поэтому лучше заранее знать врага в лицо, чтобы понимать, где и в каком месте менеджер может допустить недочет или оступиться. Основными ошибками при планировании и проведении рабочего дня являются:

• неумение отказывать, говорить «нет»;
• стремление быть хорошим, полезным и стараться всем услужить;
• медлительность и рассеянность в целом;
• неумение или нежелание слушать собеседника;
• чрезмерная общительность;
• неумение оценить объем предстоящей работы, обозначить дату дедлайна;
• полный отказ от установления каких-либо сроков;
• привычка откладывать дела на потом или хвататься за все и сразу;
• отсутствие привычки вести записи, фиксировать планы и задачи.

Для эффективности работы, выполнения ежедневных дел и продуктивности дня нужно как можно меньше совершать данных ошибок.

Также главными врагами менеджеров называют две черты характера, мешающие своевременно выполнять задачи, правильно организовать день. К ним относятся прокрастинация(постоянное желание откладывать дела на потом, осуществлять выбор в пользу ненужных и неважных задач) и перфекционизм(вечная неудовлетворенность результатом, стремление переделать, довести дело до недостижимого идеала).

3 самых популярных приложения для планирования

Помимо лучших методик по тайм-менеджменту несомненную пользу сотрудникам предприятия зачастую приносят также специальные онлайн-сервисы для планирования времени и работы. Они называются таск-трекерами и успешно применяются как в крупных, так и небольших компаниях.

Мы составили небольшой обзор наиболее популярных, простых и удобных приложений, которыми менеджеры могут пользоваться как в индивидуальном порядке, так и совместно с коллегами.

1. ЛидерТаск

Удобный и современный инструмент для управления личным и профессиональным временем на любом этапе развития компании. Подходит для планирования задач, встреч, управления проектами и сотрудниками. Легкое введение в работу.

Ключевой функционал:

• задачи, подзадачи, чек-листы, графики, инструкции;
• делегирование проектов, поручений;
• визуализация с помощью канбан-досок, метки, цвета;
• ежедневник, расписание и календарь;
• статистика продуктивности команды;
• возможность прикрепления вложений любого формата;
• умные уведомления, напоминания, повторяющиеся задачи;
• сортировка и фильтрация информации;
• интеллектуальный поиск, история по задачам;
• синхронизация с разными устройствами;
• возможность работы в оффлайн-режиме.

Тарифы:

• бесплатный (для начинающих);
• премиум — от 217 рублей в месяц за пользователя (для профессионалов);
• бизнес — от 331 рублея в месяц за пользователя (для команд);

Предлагаются специальные условия для образовательных учреждений и НКО.

2. Todoist

3. WEEEK

Пройдите тест и получите гарантированный бонус!
Поздравляем, вы прошли тест!

Вы на начальном пути к эффективному управлению, но чтобы стать Гуру на 100%. Вам предстоит идти дальше, учиться и нарабатывать навык. Мы дарим вам книгу «Секреты управления временем» и верим, что в ближайшее время вы постигнете азы эффективного управления.

Как планировать работу в бизнесе

Планирование — это попытка упорядочить хаос протекающих процессов и научиться контролировать его. Даже спланировать свои выходные бывает непросто, а в бизнесе все гораздо сложнее.

Сначала мы использовали для планирования модель Scrum. Она подходит для тактического планирования, однако не дает инструментов оценки результатов. Это просто дорожная карта по разработке идей из бэклога, которые даже не всегда несут реальную ценность бизнесу. Такая модель не задает общее направление, что важнее всего.

Приходилось комбинировать Scrum со второй известной методикой планирования — OKR. Она покрывает недостатки первой, дополняя тактику стратегией, создает вертикальные (иерархические) и горизонтальные (синхронизирующие) связи, что позволяет выровнять команду и повести в нужную сторону.

Из-за разницы двух подходов к планированию происходил разрыв между миссией компании и ежедневными задачами, которые приходится решать каждому сотруднику.

Важно было расширить видение команды и раскрыть ее творческий потенциал, чтобы все стали думать на языке ценностей и целей бизнеса и приносимых результатов. Однако это не происходит стихийно.

RB.RU организует встречу проекта Founders’ Mondays для начинающих и опытных предпринимателей. Дважды в месяц по понедельникам.

В условиях роста понадобилась гибридная модель планирования. И мы начали создавать свою!

Мы пришли к своей системе, проанализировав разные подходы, в частности, OKR от Google, Rythm от Spotify, фреймворки других продуктовых команд и наш собственный опыт по управлению проектами и командами.

Она подойдет для компаний от 30 человек с несколькими командами внутри, а для отдельных руководителей команд можно использовать уменьшенную версию системы.

Внедрение новой системы планирования — это индивидуально настраиваемый процесс. Здесь важно отражение философии фаундеров и бизнеса.

От момента, когда появилась идея сделать планирование более организованным, до момента, когда все работает как часы, должны пройти несколько циклов, в которых вы столкнетесь со сложностями и сопротивлением.

Мы вводили систему в несколько этапов: начали с вводной сессии и проектного подхода. Когда команда переварила первую часть и поняла логику, мы начали усложнять процесс, добавляя метрики, оценки движения по проекту, приоритезацию.

Конечно, система планирования не решит всех проблем, но точно задаст ритм и увеличит скорость движения бизнеса.

Философия, подход и сущности модели

Любое стратегическое планирование состоит из нескольких логических и временных уровней.

В нашей модели четыре уровня:

• миссия;
• амбициозные цели на 1–2 года;
• ставки на ближайший квартал/полугодие и более короткие проекты;
• инициативы на месяц и недельные спринты.

Мы не любим иерархические структуры — хочется, чтобы наша совместная работа была похожа на слаженную игру музыкального коллектива. Поэтому нашу систему планирования мы назвали Ticketscloud Pulse — все работают в едином ритме.

Наш CEO Егор Егерев любит организовывать вечеринки и играть хорошую электронную музыку, поэтому мы решили, что визуально наша система должна напоминать проигрыватель диджея.

Символично, что SAAS-платформа, которую мы выбрали для автоматизации планирования, процессов и тасков, называется Click up — как отсылка к звуку метронома, который своими кликами отсчитывает ритм.

Эти образы передают философию нашей компании, основанную на четырех ценностях: динамичность, развитие, доверие и драйв. Мы думаем, что их разделяют многие молодые компании.

В центре модели — Миссия, которая отражает убеждения основателей и формулируется на 3–5 лет. Ее невозможно достичь, но к ней можно приблизиться. Наша миссия звучит так: создать экосистему для индустрии развлечений, которая повышает эффективность взаимодействия всех участников рынка.

Определить фокус на 1–2 года нам помогают Полярные звезды — пять направлений, оформленных в амбициозные цели, приближающие нас к миссии. По сути это стратегические OKR компании.

Внутри заданного контекста у нас появляются Ставки — название мы позаимствовали из модели планирования Spotify. Ставки — это главная сущность модели, кросс-организационные проекты, которые будут драйвить наш бизнес вперед.

Почему ставка? Потому что мы не умеем предсказывать будущее. Любой проект, даже детально проработанный, — это ставка компании на определенный результат. Если ставка сыграла, компания получает профит. Не все ставки выиграют, поэтому важно выбирать правильные.

На уровне звезд и ставок устраняется разрыв между стратегией компанией и тактическими шагами и инициативами. За определение верхнеуровневой стратегии на уровне Полярных звезд отвечает наша Drive team — команда, состоящая из руководителей департаментов.

Ставки формируются на уровне команд, они часто отражают требования рынка и состоят из более мелких проектов, задач и инициатив. Задав контекст на уровне выше, вы можете быть уверены, что команды думают вместе с вами в одном направлении, при этом имеют достаточный уровень свободы и возможности для творчества. Критически важно постоянно сверять часы, чтобы все в команде чувствовали, что их мнение ценно и будет услышано.

Такая модель увеличивает вовлеченность сотрудников и их понимание стратегии в целом, а процесс становится быстрым и простым.

Как мы планируем

Уровни планирования мы переложили в ежегодный цикл планирования, состоящий из определенной последовательности шагов:

• ежегодное планирование — формализуем миссию и амбициозные цели;
• квартальное планирование — происходит защита проектов и выбор ставок;
• ежемесячные ретроспективы — проводим ревизию ставок и смотрим за прогрессом;
• еженедельные встречи — оцениваем прогресс и синхронизируемся по проблемам.

Как проект становится ставкой

Проект — это идея или гипотеза, которая пришла на основе каких-то данных, но при этом была переосмыслена в контексте общего фокуса компании и детально проработана, чтобы ее можно было выставить на защиту и голосование.

Начать проект и вынести ставку на защиту может любой человек в компании. Для этого нужно:

• иметь четкий ответ на вопрос «Зачем нам этот проект?»;
• найти спонсора из команды Drive team;
• проработать проект при поддержке спонсора и с привлечением команды;
• вынести на защиту на ежеквартальной стратегической сессии оформленный по шаблону проект с ответом на ключевой вопрос из первого шага, описанием метрик успеха, шагов, ресурсов и распределением ролей в команде, которая будет отвечать за результат.

Если за проект проголосует не менее 80% членов Drive team, он становится ставкой, а тот, кто его принес, — роад-менеджером.

Ошибки и вызовы, с которыми пришлось столкнуться

Самый большой вызов для нас был очень неожиданным. Как известно, невозможно изменить то, что невозможно измерить. Поэтому цель становится целью, а не обычным желанием, именно через измерение.

Но оказалось, что многие не видели разницы между результатами и процессами, постоянно путались в формулировках и вместо определения результатов скатывались к спискам задач.

Пришлось много времени потратить на обучение, связанное именно с тем, как описывать цели и подбирать метрики, которые позволят измерить достижение результата. Делали мы это как в рамках воркшопов, так и с помощью коучей во время индивидуальных сессий.

В классическом подходе OKR есть правило, что ключевые результаты должны основываться на ценности, а не на действиях. Я не могу сказать, что нам удалось на 100% внедрить ценностный подход, но мы видим, что в целом изменилось мышление команды и культура становится ориентированной на результат, а не на процесс.

Не все в команде сразу поняли, для чего мы внедряем систему планирования, и мы столкнулись с пассивным сопротивлением при внедрении, когда у кого-то из ребят не получалось изменить мышление.

Поэтому нам пришлось выделить не только коуча, но и временно перевести на этот процесс нашего проджект-менеджера, которая практически в режиме фулл-тайм помогала команде менеджеров структурировать информацию в голове и формулировать четкие амбициозные цели и количественные результаты.

Не сразу появился формат проведения еженедельных встреч, на которых мы отслеживаем прогресс внутри ставок и результаты. Как и в случае с формулировками, некоторые ребята начинали обсуждать тактические или операционные задачи.

Через 3–4 встречи мы подобрали нужный формат 3-минутных презентаций, на которых каждый роад-менеджер говорит о прогрессе и сложностях, если они есть. При этом детальное обсуждение проблем вы выносим за рамки этих встреч, тем самым успевая за час пройтись по всем нашим текущим ставкам.

Перевод бизнес-процессов на новую платформу мы делали вторым этапом, но сейчас я думаю, что именно с этого можно было начать переезд, потому что этот процесс объективно легче. Что мы сделали правильно — это не просто импортировали старые процессы из Trello, а сделали одновременно и «генеральную уборку», пересмотрев текущие процессы, убрали ненужные и оптимизировали остальные.

Несмотря на все сложности, мы сделали 90% из задуманного и продолжаем двигаться дальше. Мы благодарны своей команде за гибкость, поддержку и творческий подход, особенно сейчас, когда общий уровень напряженности и стресса на рынке зашкаливает, а будущее у многих индустрий (включая нашу) очень неопределенное.

Наш подход позволит нам еще быстрее отрабатывать идеи и тестировать новые гипотезы, так что в ситуации любого кризиса мы сможем быстро трансформироваться.

Как достичь максимума

• Обеспечьте планирование не только сверху вниз, но и снизу вверх. В нашей системе Drive team формирует направление, а команда уже сама приходит с инициативами в заданном контексте.
• Коммуникация — наше все. Прежде чем приступать к внедрению любых изменений, найдите opinion leaders, «продайте» им свою идею и заручитесь поддержкой.
• Проводите воркшопы и встречи, объясняйте порядок действий по проекту и причинно-следственную связь в масштабе всей системы и на простых уровнях. Много встреч не бывает!
• Чтобы не встретить сопротивление, заранее обеспечьте бай-ин: команда должна купить вашу идею. Подумайте, о чем и с кем надо поговорить до начала внедрения изменений, какие возражения проработать заранее. Например, объяснить, что планирование — это инструмент управления, а не оценки команд.
• Сделайте дорожную карту внедрения изменений и не забывайте сверяться с ней.
• Возможно, начав внедрять планирование, вы поймете, что ваша организационная структура устарела и ее надо менять. Стратегия формирует вашу структуру, а не наоборот.
• Не берите в работу слишком много проектов. Наведите фокус на главное и бросьте туда все силы. Расфокус еще никого не приводил к хорошим результатам. В начале будет желание делать все и сразу, но в процессе еженедельных встреч вы сами почувствуете предел своих возможностей.
• Делайте ставки на проекты, которые могут принести максимальный результат.
• Сразу выберите инструмент, который вам поможет. Совместная работа в едином информационном пространстве особенно важна в случае с распределенными или удаленными командами. Сейчас много хорошего софта — берите подходящий именно вам.
• Помните, что ваша команда, ее культура и процессы уникальны, поэтому чужой опыт можно подсмотреть, но не перенять полностью. Боритесь с трудностями, поэтапно решайте задачи и продолжайте двигаться к своей цели — и все получится.

Источник https://worksection.com/blog/how-to-plan-tasks-in-the-company.html

Источник https://www.leadertask.ru/blog/planirovanie-raboty-menedzhera

Источник https://rb.ru/opinion/kak-sozdat-idealnuyu-sistemu-planirovaniya/