Как предпринимателю правильно планировать свое время: 7 полезных стратегий

Как планировать свое время в бизнесе

Чтобы все успевать и доводить начатое до конца — учитесь управлять своим временем. Проще говоря, не держите дела в голове, а наносите на бумагу и планируйте. На помощь приходит тайм-менеджмент.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это профессиональный навык управления своим временем, который помогает человеку или компании экономить ресурсы и быстрее достигать результатов. Четкое распоряжение временем помогает фокусироваться на целях, несмотря на трудности.

Принципы тайм-менеджмента

Почти любая техника планирования времени состоит из трех блоков:

• Приоритезация. Перед тем, как выполнять задачи, нужно их расставить по срочности, сложности и важности. И только потом приступить к выполнению наиболее приоритетной задачи.
• Планирование. Чтобы выполнить все задачи в срок, нужно знать, сколько времени уйдет на каждую, и когда дедлайн.
• Структурирование. Чтобы выполнить все задачи качественно, нужно отслеживать их выполнение и результат.

Хотите научиться разрабатывать стратегию?
Приходите на встречу с клубом менторов!

Техники тайм-менеджмента

Мы отобрали 5 техник управления временем: от простых к сложным, которые помогут вам успеть все и не устать.

Техника 1. Поедание «лягушки»

Суть в том, чтобы каждое утро делать первой самую сложную и неприятную задачу. Утром наш мозг меньше всего нагружен, поэтому справится с трудным делом будет намного проще. А после такой задачи все остальные покажутся легкими.

Техника 2. «Девяти дел»

За день нужно выполнить одну большую задачу, три средних и пять маленьких. Относите к задачам все: отдых с семьей, бытовые дела, работу. Особенность техники в том, что соотношение дел поможет провести день продуктивно и при этом не сильно устать.

Техника 3. «Метод Помидора»

Суть техники в том, чтобы разбить большие или монотонные задачи на мелкие части с перерывами. Поставьте таймер на 25 минут и начните выполнять работу. После сделайте перерыв в 5 минут — и продолжайте работу. Каждые 4 цикла делайте перерывы по 30 минут.

Техника 4. «Матрица Эйзенхауэра»

Текущие и будущие дела делятся по 4 категориям матрицы. Расположение зависит от срочности и важности.

• Важно и срочно — сделать. Например, доделать дорожную карту проекта до 10 февраля 2023 года. Если карту не доделать к сроку, то ждут неприятные последствия, например, перенос проекта.
• Важные и несрочные — запланировать. Например, встретиться с ментором по личностному роста. Дело не срочное, но важное, поэтому стоит спланировать заранее, чтоб не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Например, оплатить CRM-систему, отправить свое фото для экспертной статьи. Эти задачи можно делегировать ассистенту, чтобы освободить время для более срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Например, листать ленту новостей. Это дело забирает много времени, поэтому нужно либо отказаться от него, либо ограничить по времени.

Техника 5. Хронометраж

Эта техника поможет фиксировать количество времени, которые вы тратите на задачи, и выявить те, что можно и нужно ускорить. Проходит в три этапа.

• Этап первый: фиксируйте. Утром и вечером фиксируйте все свои задачи, которые успели сделать. Подписывайте, сколько времени ушло на их выполнение.
• Этап второй: расставьте приоритеты. Через несколько недель фиксации своей работы, отметьте, когда работу можно было сделать быстрее, когда время пропало впустую, а когда наоборот — продуктивно.
• Этап третий: планируйте. Постройте свое расписание на основе того, сколько времени вы потратите на каждую задачу. В этом вам помогут результаты первого этапа.

7 правил тайм-менеджмента для руководителей в бизнесе

Напоследок, делимся с вами общими правилами, которым стоит следовать, несмотря на то, какую технику тайм-менеджмента вы выберете.

Правило №1. Держите внимание на целях

Только не на тех целях, о которых чаще всего пишут, например, поднять объем продаж или открыть новый цех, а на тех, что лично вас наполняют эмоциями и мотивируют двигаться вперед.

Пример: руководитель IT-компании планирует выйти на оборот бизнеса в несколько миллионов — это очень логичная цель, которая не заряжает эмоционально.

А вот свозить семью к морю в отпуске — это личная цель, ради которой подсознательно появится желание работать. Ведь, чтобы отвезти семью к морю, нужно сначала поднять оборот бизнеса и получить больше прибыли.

Правило №2. Реалистично оценивайте свое время

Не пытайтесь встроить в свой тайм-менеджмент задач на 80 часов работы, когда свободного времени — меньше 40 часов в неделю. Иначе инструменты тайм-менеджмента сработают не на пользу, а во вред. Поэтому, планируйте свое время реалистично.

Правило №3. Планируйте абсолютно все: встречи с друзьями, время с семьей

Если вы не запланировали отдых и время с близкими в жизни, то работа съест все ваше время. Поэтому, заранее выделяйте в календаре дни личного времени. Делайте это частью своего тайм-менеджмента.

Правило №4. Не держите все в голове, записывайте

Сиюминутные проблемы, сложности всегда будут отвлекать от более важных дел. Поэтому, тайм-менеджмент — это только про текстовый формат не важно в бумажном или электронном виде, для того, чтобы не потерять внимание с приоритетов.

Правило №5. Записывайте задачи — в моменте

Как только вам пришла идея или мысль, сразу же занесите ее в свой календарь.

Правило №6. Постоянно анализируйте ошибки

Многие предприниматели, когда начинают внедрять тайм-менеджмент, не понимают, почему все равно времени ни на что не хватает, а планы все также сдвигаются по времени.

Это — нормально. Невозможно с первого раза идеально освоить такой профессиональный навык, как тайм-менеджмент. Поэтому, желательно ежедневно анализировать свои ошибки. Посмотрите, сколько времени вы выделили на задачу, и сколько в реальности потратили. Подумайте, что пошло не так, и скорректируйте свой план с учетом этих ошибок.

Нужна помощь с разработкой стратегии и планированием?
Приходите на встречу с клубом менторов!
Правило №7. Выделяйте время на планирование

Внедрите планирование в свой день, как постоянную рутину. Например, каждое утро заполняйте задачи на день. Работу над планом нужно сделать частью своей жизни — как спорт, йога, что угодно.

Как предпринимателю правильно планировать свое время: 7 полезных стратегий

Почему экономия времени сделает вас более успешным? Если время — деньги, почему мы так легко его отдаем? Важно признать, что время на самом деле более ценно, чем деньги. Это невозобнавляемый ресурс — как только оно ушло, его не вернуть. Никакое количество денег не может решит этот вопрос.

Вот почему этот ресурс должен быть защищен, как любой другой в вашей жизни. Если вы будете думать о том, как вы используете свое время, вы потратите его на то, что важно и имеет для вас ценность. Правильное распоряжение вашим временем является ключом к большей продуктивности и достижению ваших целей. Успех зависит от того, уделите ли вы себе время, чтобы сосредоточиться на своих бизнес-целях и работать над их достижением.

Если другие не торопятся, вы можете в конечном итоге почувствовать, что позволили себе воспользоваться моментом. Но никто не может защитить ваше время, кроме вас. Прекратите тратить свои минуты, часы и дни и начните добиваться реальных успехов с помощью этих семи стратегий.

Расставьте приоритеты

Эксперты часто говорят, что хотеть получить столько же, сколько вы отдаете, — это не эгоистично. Посмотрите на свой список приоритетов. Какое направление вы выбрали? Многие люди берут на себя гораздо больше, чем могут сделать. Люди, загрузившие себя до предела, почему-то удивляются тому, что они измотаны и утомлены. По факту, многие просто разочарованы тем, что не могут сосредоточиться, и постоянно ищут способы повысить свою производительность.

Но что, если вместо того, чтобы заставлять себя продолжать делать все больше и больше, вы бы начали смотреть на то, как расставить приоритеты для ваших собственных целей и потребностей? Что, если вместо того, чтобы ставить всех впереди себя, вы на самом деле начнете думать о том, что вам нужно для улучшения своего финансового положения?

Потратьте время, чтобы выяснить, какие обязательства вы можете выполнить, и убедитесь, что вы включили свои собственные потребности в стратегический список приоритетов.

Возьмите под контроль свой календарь

Защита своего времени и приоритетов начинается с того, что вы получаете контроль над своим календарем. Вы используете его в полной мере? Вы блокируете свободное время для выполнения необходимых задач, ущемляете себя ради работы над проектами и целями? Вы назначаете себе регулярный отдых и гарантируете, что у вас есть время, чтобы оценить ваши успехи и работать над достижением целей?

Убедитесь, что вы управляете своим временем, включив все свои высокоприоритетные задачи в свой календарь. Планирование вашего времени и сосредоточенность на том, что вам необходимо, не позволит другим «украсть» у вас эти временные интервалы. Ваш календарь может помочь вам построить план действий, чтобы вы могли использовать свои часы с умом и продуктивно.

Масштабируйте свое время

Приятно быть незаменимым, чтобы люди просили вас пояснить то или иное. Становясь доступным ресурсом, вы многое делаете правильно. Но если вы позволите себе втянуться в миллионы направлений, и попытаетесь отвечать на бесконечные вопросы, вы можете обнаружить, что ваше время испаряется на глазах.

Что делать? Один из ответов — масштабировать свое время, а это означает, что нужно искать способы извлечь больше пользы из того времени, которое вы уделяете другим людям. Это процесс включает поиск способов объединить схожие задачи вместе.

Если у вас запланированный обед с одним новым коллегой, почему бы не пригласить несколько человек вместе и не решить вопросы сразу? Это дает вам возможность общаться с большим количеством людей. Если вас постоянно одолевают вопросы по поводу каких-либо рабочих процессов, можно создать группу или форум в Интернете, куда смогут зайти ваши коллеги и ознакомиться с выложенной вами необходимой информацией.

Определите ваши основные ценности

Мы живем в эпоху отвлечения внимания, где часто может показаться, что мы постоянно сталкиваемся с застоями. Все эти мелочи тянут время и делают вас унылыми. Но лучший способ преодолеть несущественное — это четко определить границы. Зачем именно вы защищаете свое время? Каковы ваши основные ценности? Лучший способ узнать, как вы должны составлять планы, — это согласовать свои приоритеты.

Выберите вещи, которые наиболее важны для вас, и решите, сколько времени вам нужно, ежедневно или еженедельно, для работы над этими проектами.

Вы защищаете свое время, чтобы убедиться, что вы выполняете ежедневные тренировки? Вы тратите время, чтобы сосредоточиться на большом проекте? Какие шаги нужно предпринять, чтобы начать достигать своих целей? Когда у вас есть четкое представление о том, что для вас имеет важное значение, вы можете начать расставлять приоритеты.

Будьте честны с собой

Почему вы позволяете тратить собственные часы на конференции, которые не имеют значения, на непродуктивные встречи, которые вам не нужны, или на задачи, которые забирают время, но не помогают вам достичь поставленных целей?

Оцените, как вы на самом деле проводите свое время — когда вам предоставляется шанс. Вы активно работаете над выполнением своих самых глубоких желаний? И если нет, то почему? Будьте честны в том, почему вы слишком превозносите других, но не обращаете внимание на себя.

Любите ли вы ощущения от запуска нового проекта, но с трудом заканчиваете его? Боитесь ли вы полностью посвятить себя вашим целям, потому что вы на самом деле боитесь успеха? Внимательно посмотрите на свои привычки и задайтесь вопросом, почему вы не экономите свое время.

Важно быть честным с самим собой. Вы позволяете себе стать чрезмерно преданным или тратите минуты на неважные вещи, тем самым давая себе оправдание? Почему вы не можете работать над своими собственными целями? Возможно, вам придется защищать свое время от своих вредных привычек.

Удовлетворение интересов других забирает ваши силы

Если вы склонны говорить «да» в любое время, когда кто-то просит вас что-то сделать, возможно, пора сделать шаг назад и оценить последствия постоянного принятия запросов.

Почему вы позволяете себе чувствовать внутреннее давление, которое заставляет вас делать то, что вы не хотите? Почему вы берете на себя задачи, которые не входят в сферу вашей компетенции и отвлекают от своей работы? Возможно, вы чувствуете, что должны принять всех, потому что в противном случае вам никто не поможет в тяжелой ситуации?

Многие из нас боятся, что если они не помогут, то будут в стороне от всех в будущем. Они беспокоятся о том, что будут выглядеть ненадежными и их будет легко заменить, если они откажутся делать то, о чем их попросили.

Или, возможно, вы тот, кто становится более приятным для людей, потому что отчаянно пытаетесь помочь всем? Наверняка вы хотите чувствовать себя оцененными и любимыми. Если это так, вы можете не заметить, что ваша ценность основана на том, что другие вас используют. Перестаньте пытаться угодить всем вокруг и начните искать способы порадовать себя.

Научитесь говорить «нет»

Сказать «нет» не могут многие. Это слово может показаться невероятно трудными для проговаривания или для употребления в электронном письме. Но правда в том, что оно дает возможность отклонить просьбу, особенно когда вы знаете, что не способны взять на себя эту задачу.

Так что, нужно учиться отказывать с улыбкой. Вы также можете попробовать другие фразы, например, такие как «У меня нет времени», «Я слишком занят» или «Просто извините, я не могу». Слово «нет», может помочь вам защитить свое время от внешних сил, которые похитят этот ценный ресурс навсегда.

Тайм-менеджмент для менеджеров/тимлидов/управленцев(шаблоны и рекомендации)

Сегодня хочу поделиться с вами личной историей преодоления и теми инструментами, рекомендациями и выводами по планированию, которые я нашла на своём непростом пути управления временем и командой, личными ресурсами и эффективностью.

Я приведу импровизированный кодекс, который поможет вам выбраться из ямы микроменеджмента и захлёстывающего с головой потока задач, или, если вам повезло, то понять как в него не попасть. Так что если вы управленец/менеджер/тимлид, то вам должно пригодиться. Но сразу скажу, некоторые рекомендации могут быть специфичными, чисто агентскими.

Хочу поделиться этой инфой потому, что знаю, что где-то на свете сейчас сидит, обняв коленки, менеджер/тимлид, который просто очень хочет на ручки и чтоб его обняли, а не вот это всё 😢

Коллега — я с тобой ✊ Держись, ты разберёшься и станешь сильнее и опытнее, чем был.

Мой контекст

Я Ксюша. Сейчас я работаю продактом. Но до этого я долгое время развивалась в менеджменте рекламных проектов в агентствах на разных позициях: от обычных аккаунтских до руководства отделом и несколькими направлениями. Под моим тимлидством творили прекрасное большие распределённые команды (до 50 человек). Так что какие-то уроки судьбы набитые по пути шишки мне удалось забрать из этого замечательного, опыта)

Главный вывод и стартовая ситуация

Главное, что я вынесла для себя — планирование, управление личными ресурсами и командой нужны и должны быть организованы системно, регулярно и комплексно.

И это признать было сложнее всего, ну и ещё то, что в действительности не знаешь, что делать. Мне кажется, что я прошла через все стадии ада от отрицания до принятия.

Было всякое: перегруз, стресс, критика, переработки, факапы дедлайнов, неудачные попытки внедрять системность, планирование, менять формат взаимодействия с коллегами. Неудачные они были потому, что я не знала, как делать это правильно.

Классно, пока можешь вывозить всё только на одном энтузиазме, но он не бесконечен. У каждого есть свои пределы и если вы их ещё не нащупали, погодите, их нащупает кто-то другой, без вашего разрешения)) Так я поняла, что если хочу как-то контролировать ситуацию и тем более развиваться, то нужно что-то менять в подходе.

Просто когда ты задумываешься о такой необходимости, особенно в первые разы, то скорее всего уже находишься в ситуации, которая вызвана как раз отсутствием “правил игры” и полной твоей дизориентацией “что делать-то” и на каком этапе началась эта “попа”. Картина маслом — ты в вакууме и кругом хаос. А из такой ямы выбраться в принципе уже труднее, чем в спокойное время потихоньку, планово, как и должно быть, итерациями внедрять систему.

Но нет дыма без огня, поэтому чтоб что-то понять, зачастую нужно обжечься.

Так вот, когда ты в “попе”, советы внедрить планирование и нормальную систему управления кажутся смешными и нереалистичными. Мозг как может, пытается откреститься от “лишней задачи”, которая никому не нужна и вообще непонятно, какой выхлоп даст.

Ты в стрессе и не можешь думать о стратегических мероприятиях, а только о том, как выбраться с этого дна. Все силы организма направлены на “выживание”, уровень адреналина высок, мы ищем быстрые простые решения. Так уж устроен мозг, что в стрессе дезактивируется префронтальная кора, которая отвечает за стратегическое мышление и у руля миндалина, которая командует выживанием и нашими животными инстинктами. Они отбирают управление друг у друга.

Меня очень крыло в этот период самообманом, от “всё ок” и “я и так всё знаю/умею” до “я пробовала и не получилось” и “это всё не работает”. Поэтому первые попытки внедрить системность и планирование накрылись медным тазом моим выгоранием.

Что делать-то?

Надо разобраться, как всё работает, взять ситуацию в свои руки и определить свои правила в этой игре. Но сначала выйти из эпицентра ситуации и из состояния стресса, по-другому мозг варить не начнёт.

И уже после этого, когда вы действительно честно признаетесь себе в необходимости внедрения системы планирования и управления, а главное, поверите в то, что это работает — только в этом случае вы начнёте искать и находить подходящие и оптимальные именно для вас решения.

Понадобится разобраться в каких зонах работы могут скрываться подводные камни, понять, как работает наш мозг, какие модели управления существуют, от чего они зависят, как помогают мозгу эффективно использовать его ресурсы и как мы ещё дополнительно можем помочь себе.

Это канва. Это то, откуда формируется образ мышления роста, такая философия своего рода. Никакими отдельно взятыми инструментами к такому не придёшь. Потому что правила нас только ограничивают, а вот сформированный образ мышления открывает новые возможности. Я искренне уверена, что без понимания себя, инструменты, типа матрицы Эйзенхауэра или метода помидора, будут просто бесполезны.

За одну эту статью обо всё разом не расскажешь точно, поэтому пока я просто приведу список “скорой помощи” ёмкими пунктами. И запланирую продолжение в следующих частях.

Рекомендации по управлению временем

Планирование

1. Планируйте обязательно своё время. Определитесь с форматом личного ресурсного планирования и планируйте свой день, неделю, спринт. При необходимости сделайте план общедоступным, с понятным форматом приоритезации беклога(используйте модели скоринга). Проводите check и act(PDCA — цикл Дёминга) — корректируйте по потребности.
2. Выделяйте время на работу с инбоксом — проверка почты, мессенджеры и т п. Определите периодичность, иначе работа с этим пунктом превратится в хаос и сделает вас своим заложником. Необязательно проверять входящие 10 раз в день и моментально отвечать на них.
3. Закладывайте время в дне на планирование и оценку задач, прежде чем браться за них — планируйте планирование.
4. Закладывайте буфер на внеплановые задачи (от клиента, переписки и т п) — его вам нужно оценить самостоятельно опытным путём, у меня бывали времена, когда половину-треть раб дня нужно было выделять.
5. Не пропускайте обед, выделяйте на него время. В течение дня делайте себе дополнительные перерывы.
6. Выделите время в конце дня на завершение задач, чтоб закончить вовремя рабочий день (не ставьте на это время встречи).
7. Прошейте календарь регулярными слотами.
   Внесите все постоянные встречи, слоты под задачи, обеды, слоты под встречи. Используйте цвета для визуализации. Например личные — только жёлтые. Задачи тоже можно закидывать в календарь.
8. Планируйте личный ресурс:
   Сколько всего рабочих часов в этом периоде? Сколько из них вы тратите на регулярные пункты? А на остальные? Главное, чтоб кол-во часов необходимое на проекты не превышало кол-во часов, которое у вас лично есть внутри этого периода.
   *Кстати, этот же шаблон можно использовать для планирования ресурсов команд.
   Ссылка на первоисточник.
9. Если проектов несколько — приоритизируйте.
   Например, можно по объёму бюджетов: Считаем, сколько денег приходит всего по каждому проекту, делим между собой в процентном соотношении, перекладываем соотношение на рабочие часы. В итоге получаем столько, сколько тебе “нужно” тратить на каждый проект, а если какой-то требует больше, можно попытаться сэкономить и перенести с других, если это реально, если нет — нужно обсуждать с руководством варианты решения.
10. Управляйте своими зонами внимания:
    Делать это нужно регулярно, особенно, когда накрывает большим объёмом новой работы или когда очень сильно меняются сферы внимания. Чувствуете, что идёт расфокус, этот инструмент хорошо поможет себя подсобрать.
11. Если вы не знакомились ближе с моделью Кеневина и гибкими методологиями(скрам, канбан и т п) и — настоятельно рекомендую. Особенно этим грешат маркетинговые команды. Считается, что гибкие методологии — только для разработки. Это не так. Изучите методики, заберите себе работу лучшие практики. И помните — форма не должна превалировать над функцией.

Работа с задачами

1. Прежде, чем делать задачу, сначала подумайте хорошо, а моя ли это задача, по адресу ли она прилетела вообще, и если нет — перенаправляйте на другого/предлагайте решение без вашего участия.
2. Старайтесь не загонять себя в рамки только имеющихся у вас ресурсов(личных, командных). Ты ограничен только тем, что имеешь, только пока сам веришь в это. Если видите, что их не хватает — привлекайте дополнительные. Не пытайтесь собой затыкать все дыры.
3. Если задача быстрая, на пару минут — делайте сразу.
4. По возможности не пытайтесь решать за день больше одной сложной задачи.
5. Прежде чем делать задачу, даже если она суперсрочная, дайте себе время, чтоб прикинуть несколько вариантов решения, иначе, если сразу кидаться в бой, можно уже только в итоге понять, чтоб на начальном этапе можно было выбрать другой путь.
6. Если поступила новая задача, не говорите сразу, когда её сделаете, говорите, когда сможете с ней ознакомиться и дать оценку. Дайте себе больше времени на планирование.
7. Если работаете со смежниками, по возможности старайтесь использовать общее рабочее пространство, хотя бы для ведения статусов движения задач из бэклога по этапам работ. Так все будут видеть ваш текущий приоритет.
8. Когда работаете с конкретной задачей — фокусируйтесь только на ней. Для решения сложных задач лучше всего вообще отключить уведомления везде.
9. И вообще — не оставляйте постоянно включенными уведомления во всевозможных рабочих чатах, мессенджерах, почте и задачниках. Бесконечные уведомления — это перманентный стресс для организма, который незаметно приводит к расфокусу в работе. Просто выделите себе время отдельное в дне на проверку источников и предупредите коллег, что по срочным вопросам вам лучше звонить или тегать.
10. Результат работы может быть неидеальным. Просто примите это.
11. Подумайте о том, как можно сделать эту задачу проще и быстрее? Какого минимального результата от неё ждут? Какие самые важные условия нужно учесть для того, чтоб её приняли?
12. Созвоны:
    1) на каждую встречу у вас должна быть адженда и примерное представление вашей роли в решении этих вопросов,
    2) старайтесь сокращать их по времени максимально, чтоб обойтись без лишней болтовни, если не успеваете обсудить всё необходимое — лучше потом договоритесь на дополнительную или соберёте ответы/предложения в задаче, т к зачастую участникам может потребоваться время переварить инфу, прежде, чем выдать комменты,
    3) анализируйте свои встречи, убирайте ненужные, на каких-то вероятно могут обойтись с решением и без вашего участия,
    4) не забывайте, что зачастую ко встречам нужно время на подготовку и после на постмит/резюме и пр., поэтому дополнительно нужно закладывать время и на это в дне. На практике идеально не больше 2х подряд ставить.

Управление отношениями

1. Не додумывайте(!) ничего ни за кого, ни за коллег, ни тем более за клиента: а удобно им или нет, а есть ли у них время и возможности, а будут ли они тратить на это деньги или нет, понравится им или не понравится. Вы — не они, не гадалка и не сверхразум. Вы не можете знать наверняка чужое мнение. Спасибо за такую инициативу никто не скажет, скорее всего её даже не заметят, в худшем случае вам ещё и прилетит. Не фантазируйте, спросите прямо, обсудите решения совместно.
2. Ищите эффективные связки в команде и процессах, чтоб минимизировать своё участие, наладить автономность от вас и доступность к общей информации. Делегируйте.
3. Не переделывайте за команду задачи, не давайте им слишком много правок. Больше доверяйте коллегам, ваша задача помогать им делать их работу качественно, находить, чего им для этого не хватает и давать необходимое(информации, постановку задачи, формат работы менять, и т п), а не работать вместо них и тушить пожары, люди должны получать собственный опыт. Идеально, если факапы ребят проходят под вашим контролем, т к риск от итогов не должен превышать пользу от обучения. Но если человек не учится на своих ошибках, не адаптируется, не проявляет инициативу — это повод задуматься о замене и эскалировании. И решать такие вопросы нужно как можно оперативнее, не затягивайте.
4. Не ищите виноватых, ищите решение.
5. Если проект крупный, для команды может быть важно быть на одной волне с клиентом и иметь общий информационный фон — ориентироваться в продукте, ценностях и мнении клиента. Для этого нужны регулярные живые встречи команда-клиент. Тогда вам не придётся какие-то тонкие детали комментировать отдельно команде + они будут видеть больше возможностей для роста проекта, чувствовать свою ценность и прямой вклад в прогресс. Никакие пересказывания, доп комменты в задачах, этого не заменят, т к не отразят весь контекст. Плюсом вы будете иметь лояльные, доверительные отношения с клиентом, он будет представлять масштабы работ, ценить объёмы и компетенцию. Иногда, из-за удалённого формата взаимодействия, на стороне клиента может теряться ощущение, что он работает с конкретными людьми, специалистами, у которых есть образ мышления, логика, опыт в тематике, своё видение развития проекта. Даже если вы всё знаете о проекте, не нужно зацикливать на себе всю информацию. Ваша ценность, как менеджера не в ней, а в умении управлять командой. При этом я не имею в виду, что нужно всю команду собирать на созвоны с клиентом. Добавляйте во встречи тех, у кого есть повестка для обсуждения и только по одному представителю от направления, он будет мини-носителем гена продукта в группе, а не только вы одни на весь монастырь.
6. Чтоб клиент не закидывал кучей вопросов по обстановке в проекте и внеплановыми срочными задачами — берите инициативу в свои руки:
   определите формат управления(скрам, канбан или др.), задайте приоритезацию беклога(скоринг), условия, при которых в план работ вносятся изменения, сделайте отдельный регулярный созвон, где всё показывайте-рассказывайте сами по результатам, стратегии, предложениям, плану работ и наполнению бэклога.
   Периодичность, планирование, правила — главные помощники в управлении временем.
7. Учитесь управлять эмоциями. Они часто мешают трезво оценить ситуацию и приступить корректно к выполнению задачи. Если чувствуете, что накрывает, задайте себе вопросы:
   Есть ли сейчас проблема? Какая? Что сейчас происходит конкретно?
   За что я на самом деле переживаю?
   Что произойдёт, если я не справлюсь?
   Реален ли мой страх?
   Как я пытаюсь решить проблему? Чем я на самом деле сейчас занимаюсь?
   Подходящее ли это решение? Какие вообще есть варианты? Какое решение лучшее? Для своей конкретной ситуации у вас могут быть другие вопросы, просто научитесь проговаривать для себя вслух саму ситуацию, свои эмоции, задавать себе вопросы во фрейме осознания и решения, а не во фрейме эмоций и проблем.

Послесловие для перегруженных

Может показаться, что я слишком много всего предлагаю спланировать и всё это не запихнуть в план, потому что тогда времени на работу вообще не останется.

Первое — на самом деле планирование кажется трудным только первый месяц(если делать это правильно), а дальше это уже настолько автоматически происходит, что занимает считанные минуты.

Но кому так всё равно кажется — вам не кажется)) Вот именно вам))

В этом случае нужно пересмотреть, проанализировать подробнее вашу нагрузку.

Если вы чувствуете, что у вас перегруз, распишите всё по тем шаблонам и подходам, которые я привела выше. Оцените ситуацию и сначала подумайте о том, что ещё вы можете изменить, какие процессы поправить, чему научиться — на что вы тратите больше всего времени? Можно ли это изменить? Как? Попробуйте это сделать. Посмотрите на результат.

Если этого оказалось недостаточно — у вас уже есть почва для разговора с руководителем. Продумайте план встречи с аргументами и по возможности предложите решения.

Если вы чувствуете, что вас не слышат или просто не чувствуете, что ситуация поменяется, не верите в предлагаемые решения, помните главное — лучше вас, ваши пределы и возможности не знает никто и решение в итоге только за вами.

Ваш руководитель не бог и не мама. Он не решает вашу судьбу и не будет о вас заботиться во что бы то ни стало. У него свои цели и задачи и ваша нагрузка может быть для него далеко не приоритетной задачей. Он может быть сам сейчас перегружен и ему бы кто помог)

Поэтому ваша нагрузка — это в первую очередь ваша ответственность.

В общем, управляйте своим временем сами, а иначе оно будет управлять вами))

Коллеги, делитесь в комментариях своими приёмами, историями и рекомендациями. Буду рада дополнениям!

Источники и рекомендации

Канал Ксении Ярославцевой: отсюда все шаблоны гугл таблиц и ещё там очень много классных рекомендаций.

Источник https://mentorclub.ru/useful/publications/taym-menedzhment-dlya-rukovoditeley-biznesa-kak-vse-uspevat-i-ne-ustavat/

Источник https://businessman.ru/news/kak-predprinimatelyu-pravilno-planirovat-svoe-vremya-poleznyih-strategiy.html

Источник https://habr.com/ru/articles/736804/