Передача бухгалтерского учета на аутсорсинг — удобное решение для бизнеса, однако ответственность за полноту и достоверность отчетности остается на руководителе компании. В 2025 году требования Федеральной налоговой службы (ФНС) ужесточились: ошибки и просрочки в электронной отчетности могут привести к блокировке счетов и крупным штрафам. Чтобы избежать неприятностей, важно регулярно контролировать работу аутсорсинговой компании. Мы подготовили удобный чек-лист, который поможет быть уверенным в качестве услуг.
Аутсорсинговая компания берет на себя ведение бухгалтерии, но юридическая ответственность за ошибки и несвоевременную сдачу отчетности лежит на вас. В 2025 году ФНС активно применяет автоматические штрафы и блокировки счетов за нарушения. Регулярный контроль — гарантия того, что бухгалтерский учет ведется правильно и своевременно, а ваш бизнес защищен от финансовых рисков.
Чек-лист для эффективного контроля
1. Доступ к электронному документообороту
- Убедитесь, что у вас есть вход в облачную систему подрядчика, где хранятся:
- Скан-копии сданных деклараций (НДС, УСН, НДФЛ);
- Электронные счета-фактуры и акты сверок;
- Журналы операций по банковским счетам и кассе.
- Регулярно проверяйте статусы документов: «подписано», «отправлено в ФНС», «принято». Это подтверждает факт сдачи отчетности.
2. Сверка сроков отчетности
- Запросите у аутсорсинговой компании график сдачи ключевых отчетов:
- Декларации по НДС — до 25 числа следующего месяца;
- Расчёты по страховым взносам — до 30 числа;
- Отчёты в Пенсионный фонд РФ — до 15 числа.
- Отслеживайте выполнение сроков через уведомления в личном кабинете ФНС.
3. Проверка данных бухгалтерского учета
- Раз в месяц сверяйте:
- Остатки на расчетных счетах и в кассе с выписками из банка;
- Начисления заработной платы и соответствие минимальному размеру оплаты труда (МРОТ — 35 000 рублей в 2025 году);
- Правильность учета НДС, особенно при работе с электронными счетами-фактурами.
4. Аудит изменений в законодательстве
- Уточняйте у подрядчика, как он адаптирует учет к новым требованиям, например:
- Внедрение обновленных XML-схем для деклараций;
- Учет цифровых активов (криптовалют, токенов) в соответствии с Федеральным законом № 259-ФЗ.
5. Работа с ошибками
- В договоре должны быть четко прописаны:
- Сроки исправления ошибок — не более 2 рабочих дней;
- Ответственность подрядчика за штрафы из-за ошибок в отчетности.
- Следите за уведомлениями из ФНС — их отсутствие указывает на высокое качество услуг.
6. Контроль безопасности данных
- Убедитесь, что аутсорсинговая компания:
- Хранит документы в зашифрованном облаке;
- Использует двухфакторную аутентификацию для доступа к системам;
- Регулярно обновляет квалифицированные электронные подписи (КЭП).
Что изменилось в 2025 году?
- Автоматические штрафы. Просрочка сдачи отчетности даже на один день приводит к блокировке счетов через 72 часа.
- Интеграция с ФНС. Налоговая инспекция теперь запрашивает документы напрямую из облачных архивов подрядчика.
- Повышенные требования к КЭП. Электронная подпись должна обновляться не реже одного раза в 15 месяцев.
Как реагировать на проблемы?
- Запросите у подрядчика детальный отчет о выполненных работах и копии отправленных документов.
- Организуйте встречу или звонок для обсуждения выявленных несоответствий и составления плана исправлений.
- Если ошибки повторяются, рассмотрите возможность смены аутсорсинговой компании. Переход обычно занимает не больше недели.
Пример из практики
Индивидуальный предприниматель Ковалёва обнаружила расхождение в учёте НДС. Аутсорсинговая компания оперативно предоставила исправленные документы в течение одного дня и компенсировала штраф, что позволило сохранить хорошие отношения и избежать дополнительных проблем с налоговой.
Итог: контроль — ваша гарантия спокойствия
Даже при полном доверии к аутсорсинговой компании важно оставаться вовлеченным в процесс. Используйте этот чек-лист раз в месяц — на проверку уйдет всего 2–3 часа, но это поможет избежать серьезных финансовых потерь и проблем с контролирующими органами.
Надежный подрядчик не скрывает информацию и всегда готов к открытому диалогу. Компания «Формула. Аутсорсинг бухгалтерии» гарантирует прозрачность и качество своих услуг и всегда поддержит вас в вопросах контроля и отчетности.
Свяжитесь с нами, чтобы узнать больше о том, как организовать эффективный контроль за бухгалтерским учетом и сохранить спокойствие в 2025 году!